Assistant.e de Direction – Responsable formation
A propos de nous
Rejoindre la Communauté d'Agglomération du Grand Verdun, ce n'est pas simplement faire partie d'un EPCI pionnier en matière de mutualisation (cf. étude de 2020 de l'ADGCF) ou intégrer une équipe dont les champs de compétences s'étendent à l'ensemble du droit des collectivités territoriales. C'est aussi s'engager au sein d'une entreprise publique qui accorde une importance singulière au bien-être de ses agents, que ce soit par le biais d'activités physiques et sportives partagées entre collègues, de possibilités de télétravail étendues, du développement du Flex office ou encore du partage et de la valorisation de l'expérience de chacun.
Rejoindre la Communauté d'agglomération du Grand Verdun, c'est surtout faire le pari d'un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle dans un territoire dynamique et attractif, avec plus de 200 000 visiteurs par an et une ville-centre, Verdun, qui a été classée au 7ème rang des villes les plus accueillantes d'après une enquête de "booking.com" en 2022. Une réussite collective qui s'appuie sur une histoire riche et mondialement connue, mais aussi un patrimoine varié, des infrastructures sportives nombreuses et un tissu associatif solide, un dynamisme culturel qui rayonne bien au-delà des frontières départementales ou régionales, une nature préservée et un cadre de vie privilégié.
Rejoindre la Communauté d'agglomération du Grand Verdun, ce n'est donc pas seulement miser sur sa qualité de vie au travail, c'est miser sur sa qualité de vie de manière générale !
Mission proposée
Assistant.e de Direction :
Suivi des tableaux de bord de la direction
En lien avec le DRH, rédiger les actes administratifs et les délibérations nécessaires au fonctionnement de la DRH, en veillant au respect des échéances, notamment pour les conventions de mises à disposition de personnel
Organiser et préparer les réunion de la direction, en élaborant les ordres du jour, en diffusant les convocations, en préparant les supports nécessaires et en assurant le compte-rendu des échanges
Contribuer activement à la diffusion des communications internes de la DRH auprès de l'ensemble des agents, en veillant à la clarté, à la pertinence et à l'accessibilité des informations transmises (blog, portail d'accueil)
Assurer un relais sur certaines tâches administratives de premier niveau en cas d'absence du DRH, en traitant les demandes courantes et en assurant la continuité du service
S'assurer de la bonne circulation des informations en interne
Participer à l'organisation des évènements internes (café RH, vœux, challenge entreprise,…)
Paiement des factures et engagement sur Ciril (remplacement directeur)
Conventions de mise à disposition (type PM / Belleville / ou autres)
Convention COS
Suivi du marché d'assurance statutaire
Suivi de la masse salariale via la complétude et l'optimisation du PPP
Participation promotion interne / avancement de grade et autre
Bilan d'activité
Formalisation accueil des arrivants y compris budget associé
Suivi des postes subventionnés en lien avec le service financier / PPP
Suivi des CST/F3SCT et élections professionnelles
Suivi des entretiens professionnels
Création de base de données et de base documentaires pour nos documents cadres. Mise à jour de ceux-ci si nécessaire
Assistance des autres pôles sur des tâches administratives (organisation de visites médicales, accueil téléphonique et physique, signature d'arrêtés etc.)
Formation :
Suivi des formations internes et externes
Réalisation du plan de formation continue (interne et externe)
En lien avec le pôle carrière, recherche et conception du plan de formation pour les agents en mobilité
Développement d'un portail en ligne pour les formations internes
Rédaction des attestations de présence et archivage
Suivi des demandes de CPF (autorisation, déclarations sur pep's)
Suivi des bilans de compétences
Suivi des activités physiques, sportives et culturelles :
Suivi administratif du projet (délibération, planning, gestion des référents)
Développement de l'activité en lien avec les services opérationnels (sports, service culturel)
Bilan d'activités et réalisation de statistiques (maladie et autres)
Rédaction et suivi du règlement des APSC
Gestion du budget afférent au projet
Gestion et lien avec les partenaires externes et intervenants extérieurs
Mise en place et suivi d'évènements en lien (challenge d'entreprise, expo,…)
Missions accessoires :
Remplacement des autres agents en cas d'absences
Saisie des arrêts maladies en cas d'absence de la gestionnaire santé, sécurité, notamment pendant la période de transition
Observations générales :
Temps de travail : 37 heures hebdomadaires + RTT
Service du lundi au jeudi (matin + après-midi) + vendredi matin et flexibilité du temps de travail possible
Horaires de présence obligatoire : 9h – 11h30 et 14h00 – 16h30
Rémunération : Statutaire + Régime indemnitaire IFSE (dont prime de fin d'année et de présence) + Complément Indemnitaire Annuel (selon évaluation)
Avantages divers sous conditions :
* Possibilité de participer aux activités physiques et sportives : 1h30 de sport dans le cadre des heures de travail
* Flexibilité du temps de travail
* Dispositif Lilly Facilite la vie pour une assistance dans sa vie personnelle et quotidienne.
* Dispositif Karos pour covoiturer entre collègues à des tarifs avantageux
* Comité des œuvres sociales
* CNAS
* Titres restaurant
* Participation garantie maintien de salaire
* Télétravail possible
Chiffres clés : Intercommunalité regroupant 30 000 habitants et 25 communes,
Mutualisation du personnel de la CAGV, de la Ville, du CCAS et de plusieurs communes membres (plus de 400 agents).
Notre profil idéal
Savoir :
Maîtrise des règles statutaires de la FPT
Connaissance des circuits de décision d'une collectivité
Savoir Faire :
Utilisation SIRH (Berger Levrault)
Maîtrise tableur (et généralement des outils bureautiques)
Expression écrite et orale aisée
Savoir être :
Sens du travail en équipe
Bon relationnel
Discrétion
Rigueur
